Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する3つの方法

Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する方法

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同じ内容のメールを複数人に送信する場合、相手が多いと1人ずつ送信するのではとても時間がかかってしまいます。Outlookなら一度に複数人にメールを送ることができるので、ぜひその機能を活用しましょう。

今回は、Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する方法をご紹介します。

Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する方法

Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する方法には、以下のようなものがあります。

  • メールアドレスを一つずつ指定する
  • 連絡先グループを指定する
  • Excelのデータを利用する

方法1:メールアドレスを一つずつ指定する

1つ目は、メールアドレスを一つずつ指定する方法です。

メールアドレスを一つずつ指定する方法は、大きく分けて2つあります。1つ目は、メールアドレスを半角セミコロン「;」区切りで入力する方法です。セミコロンで区切るには、次のメールアドレス入力する前にセミコロンを手入力するか、[Ctrl]+[K]を押します。

宛先にメールアドレスを一つずつ指定する

2つ目は、アドレス帳から送信相手を選択する方法です。この方法では、まず「メッセージ」タブ⇒「アドレス帳」をクリックします。

アドレス帳を開く

アドレス帳が表示されたら、一覧の中から送信相手を選択して「宛先」「CC」「BCC」のいずれかをクリックします。指定が済んだら「OK」をクリックしましょう。

アドレス帳から送信相手を選択する

メール作成画面に戻ると、以下のように選択した送信相手の「表示名」が表示されているはずですので確認しましょう。

宛先にメールアドレスを一つずつ指定する

連絡先の追加方法がわからない方は、以下の記事を参考にしてみてください。

方法2:連絡先グループを指定する

2つ目は、連絡先グループを指定する方法です。一斉送信するメンバーが毎回同じ場合、あらかじめそのメンバーでグループを作成しておけば、グループを指定するだけでメンバーに一斉送信できます。

連絡先グループを作成するには、まず「ホーム」タブ⇒「新しいアイテム」⇒「その他のアイテム」⇒「連絡先グループ」を選択します。

連絡先グループの作成画面を開く

「連絡先グループ」が表示されたら、「連絡先グループ」タブの「メンバーの追加」⇒メンバーの追加方法を選択します。今回は例として「アドレス帳から」を選択した場合の追加方法をご紹介します。

連絡先グループのメンバーの選択画面を開く

アドレス帳が表示されたら、一覧から連絡先グループに追加したいメンバーを選択して「メンバー」をクリックします。指定が済んだら「OK」をクリックしましょう。

連絡先グループのメンバーを選択する

「連絡先グループ」に戻ったら、「名前」に連絡先グループ名を入力して「保存して閉じる」をクリックします。これで連絡先グループの作成は完了です。

連絡先グループに名前を付けて保存する

メール作成画面の「メッセージ」タブ⇒「アドレス帳」をクリックすると連絡先グループ名が表示されるので、メールアドレスを一つずつ指定するときと同様に、一覧から送信先グループを選択⇒「宛先」「CC」「BCC」のいずれかをクリック⇒「OK」をクリックします。

送信先グループを選択する

メール作成画面に戻ると、以下のように「+選択したグループ名」が表示されているはずですので確認しましょう。

宛先に連絡先グループを指定する

ちなみに、連絡先グループのメンバーは、グループ名にカーソルを合わせると数秒で表示される「メンバー」の下のアイコンで確認できます。

連絡先グループのメンバーを確認する

方法3:Excelのデータを利用する

3つ目は、Excelのデータを利用する方法です。Outlookに連絡先を追加しておらず、Excelに連絡先をまとめている場合は、この方法が簡単です。

Excelのデータを利用するには、まず一斉送信したいメールアドレスを選択して[Ctrl]+[C]でコピーします。

メールアドレスをコピーする

新規ブックを開き、「ホーム」タブ⇒「貼り付け」の下の矢印⇒「行/列の入れ替え」をクリックします。

コピーしたメールアドレスを行列入れ替えで貼り付ける

これでメールアドレスが横並びになります。

横並びになったメールアドレス

続いて[Alt]⇒[F]⇒[E]の順に押して「エクスポート」画面を表示し、「ファイルの種類の変更」⇒「CSV(コンマ区切り)」⇒「名前を付けて保存」をクリックし、任意の場所にCSVファイルとして保存します。

CSVファイルとして保存する

保存したCSVファイルを「メモ帳」で開きます。Windows11の場合はファイルを右クリックして「メモ帳で編集」を選択します。

CSVファイルをメモ帳で開く

メモ帳でCSVファイルを開いたら、[Ctrl]+[H]を押して上の入力欄に半角カンマ「,」を入力、下の入力欄に半角セミコロン「;」を入力⇒「すべて置換」をクリックします。

カンマをセミコロンに置き換える

すべてのカンマがセミコロンに置換されていることを確認したら、データを選択して[Ctrl]+[C]でコピーします。

置き換え後のデータをコピーする

Outlookのメール作成画面を開き、[Ctrl]+[V]で貼り付けたあと、[Ctrl]+[K]を押します。これで送信先をまとめて指定できます。

コピーしたデータを貼り付ける

Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する際の注意点

Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する際は、以下の点に注意しましょう。

  • TO、CC、BCCはそれぞれ役割が異なる
  • Outlookには送信制限がある
  • 特定電子メール法を遵守する

注意点1:TO、CC、BCCはそれぞれ役割が異なる

メールアドレスの入力欄には「TO」「CC」「BCC」などがあります。

通常は「TO」を使いますが、一斉送信する場合は「CC」や「BCC」を使うことも。この3つはそれぞれ役割が異なりますので、一斉送信する際は事前にこの3つの使い分け方についてしっかり理解しておきましょう。

TOとは

TOとは、Outlookのメール作成画面でいう「宛先」のことで、「メールを送りたい相手」を指定するときに使います。TOに指定したメールアドレスは、TOやCCに指定されたメンバー全員に表示されます。

CCとは

CCとは「Carbon Copy(カーボン・コピー)」の略で、「TOにメールを送信したことを知らせたい相手」を指定するときに使います。CCに指定したメールアドレスは、TOやCCに指定されたメンバー全員に表示されます。

mono
mono

たとえば「取引先のAさんにメールを送ったことを上司のBさんに知らせたい」といった場合、CCにBさんを指定します。ただし、AさんとBさんはお互いにメールアドレスがわかっても問題ない関係であることが前提です。

BCCとは

BCCとは「Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)」の略で、「面識のない人たちに一斉送信するとき」に使います。BCCに指定したメールアドレスは、TOやCC、ほかのBCCに指定されたメンバーには表示されません。

ちなみにメール作成画面にBCCが表示されていない場合は、「オプション」タブの「BCC」をクリックすると表示されます。

メール作成画面でBCCを表示する

注意点2:Outlookには送信制限がある

Outlookには以下のような送信制限があります

  • 1通あたりの最大受信者数は500人
  • 1日あたりの最大受信者数は5,000人

つまり、1日に送れるメールは最大で500人×10通までということになります。一斉送信できると言っても、その人数には限りがあるので注意しましょう。

mono
mono

130件ほどでもエラーが発生したという報告もあるので、一斉送信は多くても100人程度が良いかと思います。

注意点3:特定電子メール法を遵守する

メルマガなどの広告宣伝要素を含むメールを一斉送信する場合、「特定電子メール法」の規制の対象となるため、以下のような点に注意する必要があります。

  • 事前に同意を得た場合のみ配信する(オプトイン)
  • 配信停止の導線をメール本文に用意する(オプトアウト)
  • 送信元情報(氏名・住所・問い合わせ先など)やオプトアウトができる旨を表示する

メルマガの配信にはメール配信システムがおすすめ

Outlookには送信制限があることから、メルマガのように大量に一斉送信する用途には向きません。このような用途では、一斉送信に特化した「メール配信システム」を利用するのがおすすめです。

メール配信システムには以下のようなメリットがります。

メール配信システムのメリット
  • 大量の一斉送信が高速で行える
  • 到達率が高い
  • 効果測定機能がある

メール配信システムには、不代表的なものだと「blastmail」「配配メール」「オレンジメール」などがあります。細かいサービス内容はメルマガ配信システムによって異なりますので、利用する際は料金や機能などを比較し、ご自身に合ったものを選びましょう。

まとめ

今回は、Outlookで複数の宛先にメールを一斉送信する方法をご紹介しました。

一斉送信するメンバーが少人数の場合は、メールアドレスを一つずつ指定する方法が良いでしょう。毎回決まったメンバーに一斉送信する場合は、あらかじめそのメンバーで連絡先グループを作成しておき、メール送信時に連絡先グループを指定するのがおすすめです。

連絡先をExcelで管理している場合は、CSVファイルで保存してからカンマをセミコロンに置き換えると、コピペで簡単に送信先を一括指定できますよ。